職員会議っていつも長すぎ！
できれば早く終わらせたいけれど、何かよい方法はないかな？
こんな悩みを解消します。
教員の職員会議を長引かせない方法について、先日このようなツイートをしました。
<職員会議を長引かせない方法>
1.資料を事前に共有しておく
2.何時までに会議を終えるか明確にする
3.何が決まれば会議が終わるのかゴールを定めるこの3つを意識するだけでムダな会議を減らせます！😌
— ぴいす@副業ブロガー教員(転職系) (@pieceofpeacekzh) September 15, 2020
このツイートに対して割と反響がありました。
これは効率的な会議のための必須条件です！
特に1は大事。資料の読み上げから始まる会議は無駄の極み。…まぁ、弊社の会議のことなんですけどね？ｗ https://t.co/kpjeOzOW5K
— ベルりん@一切家から出ない (@belzedaro) September 15, 2020
会社の会議にも言える。最近会議前に問題点と決議したいことを記した資料回しておき、集まった瞬間に異議の有無を確認し、なければ終了にしている。 https://t.co/s4pcmAtld2
— Foooxx (@Foooxx4) September 16, 2020
教員の会議は無駄が多すぎます。
だらだらと話をしている人が多すぎる。時間の重要性に気づいていない。
生徒のことを共有することも大切だが、どこまでは共有しておくべき情報なのか。それを明確にして、話すことを一人一人が取捨選択することも大切。 https://t.co/B9mz0ydqkA— コミュたつ (@shokinawa1) September 15, 2020
そこで今回はこのツイートを深堀りしたいと思います。
この記事を書いている僕は教員生活11年。
小学校・中学校と勤務経験アリ。
校務分掌では生徒指導主任、特別活動主任などを任された経験があります。
今でこそ主任として会議を長引かせないように意識することをできています。
今回紹介する方法を意識したことで、会議の時間がぐっと短縮。
ムダな議論を辞めることに成功し、生産性の高い職員会議を行えるようになりました！
そのおかげもあり、プログラミングの独学や転職活動に挑戦する時間も増えました。
この記事を読めば、明日からの職員会議を長引かせることなく、しかも意味のある会議にすることができるようになりますよ！
職員会議を長引かせない３つの方法
- 資料を事前に共有する
- 何時までに会議を終えるか明確にする
- 何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく
資料を事前に共有する
資料を事前に共有することで会議を短くすることができます。
なぜなら資料の読み上げ時間をなくせるからです。
事前に参加者へ配布することで目を通してもらうことができますから、読み上げる必要はなくなります。
配布するってことは印刷するんでしょ？
その時間が面倒・・・
参加者が多い場合は配布するのにも時間がかかりますよね。
そんなときはデータとして共有することをおすすめします。
- WordやExcelで資料を作成
- PDFに変換
- 校内サーバで誰でも見れるようにする
上のような手順でデータを共有すれば印刷する手間が省けます。
資料を事前に共有し、ムダな時間を少しでも減らしましょう。
何時までに会議を終えるか明確にする
会議を終える時間を最初に設定することで会議を長引かせなくすることができます。
どうしてかと言うと、終了時間があることで、時間を意識して話し合うことができるから。
会議が始まったところで一言
と宣言してしまうことがよいでしょう。
でも、時間設定をしたら会議の内容が全て終わらないんじゃない？
そこでおすすめの方法は、各議題にかける時間をあらかじめ決めておくこと。
- 文化祭について（20分）
- 学年の学習会について（15分）
- 進路について（30分）
上のように会議のレジュメに時間を書くことで、その時間で話し合うという意識をもって取り組むことができます。
しかしダラダラ続けることは防げます。
時間を決めて会議をしましょう！
何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく
会議では何が決まれば「終わり」なのかゴールを決めておきましょう。
なぜなら、ゴールを決めておくことでムダな議論を防ぐことができるから。
会議とは「伝え合う場所」ではなく「意見を議論する場」ですよね。
- 何について意見をもらいたいか
- どんなことで困っているか
- 代替案はないか
今回の会議で検討したい議題を最初にリストアップし、順に話し合うことで会議を長引かせることを防げます。
教員の会議はつい話したがる人が多く、話がずれることもありますよね。
会議が多すぎて、その度にゴールを決めるなんてムリ！
こんな悩みを持っている先生もいるかもしれません。
ハッキリ言いますが、会議や打ち合わせは何度もやることではありません。
どうしても、先生方に伝えたい内容がある場合は誰でも見られる掲示板を活用しましょう。
- 校内ネットワークシステムの掲示板に書き込む
- ミニホワイトボードに書き込む
- 学年用の黒板に書き込む
このような方法で「伝えること」と「話し合いたいこと」を明確に切り分けましょう。
会議は「話し合う場」として設定しましょう！
まとめ
改めて今回の記事のまとめです。
- 資料を事前に共有する
- 何時までに会議を終えるか明確にする
- 何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく
今回、紹介した３つの方法を実践すれば生産性を上げながら、職員会議を短くできます。
自分の趣味や、新しいことに挑戦する時間も増やせます！
ぜひ実践して、ムダな会議を減らしていきましょう！
今回は以上です！
