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職員会議を長引かせない!短時間&生産性を上げる3つの方法【即実践】

教員の仕事

 

 

職員会議っていつも長すぎ!

できれば早く終わらせたいけれど、何かよい方法はないかな?

 

こんな悩みを解消します。

 

教員の職員会議を長引かせない方法について、先日このようなツイートをしました。

 

 

このツイートに対して割と反響がありました。

 

 

 

 

そこで今回はこのツイートを深堀りしたいと思います。

 

本記事の信頼性

 

この記事を書いている僕は教員生活11年。

 

小学校・中学校と勤務経験アリ。

校務分掌では生徒指導主任、特別活動主任などを任された経験があります。

 

今でこそ主任として会議を長引かせないように意識することをできています。

 

もちろん最初はイタズラに会議が長引くこともたくさんありました。

 

今回紹介する方法を意識したことで、会議の時間がぐっと短縮。

 

ムダな議論を辞めることに成功し、生産性の高い職員会議を行えるようになりました!

 

そのおかげもあり、プログラミングの独学転職活動に挑戦する時間も増えました。

 

この記事を読めば、明日からの職員会議を長引かせることなく、しかも意味のある会議にすることができるようになりますよ!

 

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職員会議を長引かせない3つの方法

職員会議を長引かせない3つの方法

職員会議を長引かせない方法は3つあります。

 

  • 資料を事前に共有する
  • 何時までに会議を終えるか明確にする
  • 何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく

 

資料を事前に共有する

資料を事前に共有する

 

資料を事前に共有することで会議を短くすることができます。

 

なぜなら資料の読み上げ時間をなくせるからです。

 

会議で最もムダな時間は「資料をただ読み上げる」こと。

 

事前に参加者へ配布することで目を通してもらうことができますから、読み上げる必要はなくなります。

 

配布するってことは印刷するんでしょ?

その時間が面倒・・・

 

参加者が多い場合は配布するのにも時間がかかりますよね。

 

そんなときはデータとして共有することをおすすめします。

 

  1. WordやExcelで資料を作成
  2. PDFに変換
  3. 校内サーバで誰でも見れるようにする

 

上のような手順でデータを共有すれば印刷する手間が省けます。

 

例え手書きの資料だとしても、プリンタなどでスキャンすることでPDF化することもできます。

 

資料を事前に共有し、ムダな時間を少しでも減らしましょう。

何時までに会議を終えるか明確にする

何時までに会議を終えるか明確にする

 

会議を終える時間を最初に設定することで会議を長引かせなくすることができます。

 

どうしてかと言うと、終了時間があることで、時間を意識して話し合うことができるから。

 

終了時間を設定しないと、ダラダラと議論が続いてしまいがち。

 

会議が始まったところで一言

 

今日は○○時までに会議を終えます。

 

と宣言してしまうことがよいでしょう。

 

でも、時間設定をしたら会議の内容が全て終わらないんじゃない?

 

確かに、時間を意識しすぎてしまうと会議の内容が全て話し合えない可能性もでてきます。

 

そこでおすすめの方法は、各議題にかける時間をあらかじめ決めておくこと。

 

  1. 文化祭について(20分)
  2. 学年の学習会について(15分)
  3. 進路について(30分)

 

上のように会議のレジュメに時間を書くことで、その時間で話し合うという意識をもって取り組むことができます。

 

もちろん、場合によっては時間通りにならないこともあるでしょう。

 

しかしダラダラ続けることは防げます。

 

時間を決めて会議をしましょう!

何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく

何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく

 

会議では何が決まれば「終わり」なのかゴールを決めておきましょう。

 

なぜなら、ゴールを決めておくことでムダな議論を防ぐことができるから。

 

先ほどの時間と同じで、目標がないと会議はダラダラと続きがちです。

 

会議とは「伝え合う場所」ではなく「意見を議論する場」ですよね。

 

  • 何について意見をもらいたいか
  • どんなことで困っているか
  • 代替案はないか

 

今回の会議で検討したい議題を最初にリストアップし、順に話し合うことで会議を長引かせることを防げます。

 

教員の会議はつい話したがる人が多く、話がずれることもありますよね。

 

ゴールを最初に設けることでその「ズレ」が起きないように防げます。

 

会議が多すぎて、その度にゴールを決めるなんてムリ!

 

こんな悩みを持っている先生もいるかもしれません。

 

ハッキリ言いますが、会議や打ち合わせは何度もやることではありません。

 

思い切って会議や打ち合わせの回数は減らすようにしましょう。

 

どうしても、先生方に伝えたい内容がある場合は誰でも見られる掲示板を活用しましょう。

 

  • 校内ネットワークシステムの掲示板に書き込む
  • ミニホワイトボードに書き込む
  • 学年用の黒板に書き込む

 

このような方法で「伝えること」と「話し合いたいこと」を明確に切り分けましょう。

 

会議は「話し合う場」として設定しましょう!

まとめ

改めて今回の記事のまとめです。

 

職員会議を長引かせない3つの方法

 

  • 資料を事前に共有する
  • 何時までに会議を終えるか明確にする
  • 何が決まれば会議が終わるのかゴールを決めておく

 

今回、紹介した3つの方法を実践すれば生産性を上げながら、職員会議を短くできます。

 

時間を短くできれば、定時で帰れる日も増えるはず。

 

>>定時で帰る教師のための仕事術まとめ5選【再現性高め】

 

自分の趣味や、新しいことに挑戦する時間も増やせます!

 

ぜひ実践して、ムダな会議を減らしていきましょう!

 

今回は以上です!

 

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